「ChatGPTが仕事に便利らしい」
そう聞いて使ってみたものの、
「結局、何を聞けばいいのかわからない」
「検索の代わりくらいにしか使えていない」
「仕事で使えると言われても、具体的な使い道が思いつかない」
という人も多いのではないでしょうか。
ChatGPTは、難しい命令文や特別な知識がなくても使えます。
むしろ最初は、
「普段、自分が時間をかけている仕事をちょっと手伝ってもらう」
くらいで十分です。
この記事では、AIに詳しくない30〜50代の会社員でもすぐ試せる、ChatGPTの仕事での使い方を10個紹介します。
実際に入力できる質問例も載せているので、気になるものからそのまま試してみてください。
結論｜ChatGPTは「仕事を全部やらせる」より「下準備を任せる」と使いやすい
最初に結論です。
ChatGPT初心者におすすめなのは、
仕事そのものを全部AIに任せることではありません。
おすすめなのは、
- メールの下書き
- 長文の要約
- 議事録の整理
- 資料の構成
- アイデア出し
- Excelの相談
など、
これまで自分がゼロから考えていた作業の「最初のたたき台」を作ってもらうことです。
AIが80点の下書きを作る。
最後の20点を人間が確認して仕上げる。
この使い方にすると、仕事でかなり使いやすくなります。
今回は特におすすめしたい次の10個を紹介します。
- 仕事メールを作る
- 文章を読みやすく直す
- 長い文章を要約する
- 議事録を整理する
- PDF資料を読む
- アイデアを出す
- Excel作業を手伝ってもらう
- 会議・プレゼン資料の構成を作る
- 比較表を作る
- 仕事の壁打ち相手にする
順番に見ていきましょう。
1．仕事メールを作る
個人的に、ChatGPT初心者が最初に試しやすいのがメール作成です。
日程調整、お礼、依頼、断りなど、仕事では似たようなメールを何度も書きます。
毎回ゼロから文章を考える必要はありません。
こんなときに使える
- 日程調整メール
- お礼メール
- 資料送付メール
- 相手にお願いするメール
- 丁寧に断るメール
- 少し柔らかい文章にしたいとき
入力例
取引先から打ち合わせ候補日を3日提示してもらいました。
第2希望の日程でお願いしたいです。
丁寧だけど堅すぎないビジネスメールを作ってください。
一文は短めにしてください。
これだけでも、かなり使える下書きができます。
【スクショ：ChatGPTへの入力と回答】
さらに便利な使い方
一度文章を作ってもらったあと、
もう少し柔らかくしてください。
役所っぽい表現を減らしてください。
もっと短くしてください。
などと追加で頼めます。
この「あとから直してもらう」使い方がかなり便利です。
注意点
相手の名前、会社名、日時、金額などは必ず自分で確認しましょう。
AIが作った文章をそのまま送信するのではなく、最後の確認は人間が行うのがおすすめです。
2．文章を読みやすく直す
「言いたいことは決まっているけど、文章がうまくまとまらない」
そんなときにもChatGPTは使えます。
入力例
次の文章を、意味を変えずに読みやすくしてください。
30〜50代の会社員が読むことを想定してください。
一文を短くして、難しい言葉はできるだけ使わないでください。【ここに文章を貼る】
文章の内容はそのままで、
- 長すぎる一文を分割する
- 重複表現を減らす
- 堅すぎる表現を直す
- 読みやすい順番に並べ替える
といった作業を任せられます。
【スクショ】
特に向いているもの
- 報告書
- メール
- 案内文
- 社内通知
- 企画書の説明文
- プレゼン資料の文章
「文章を書かせる」だけでなく、自分が書いた文章の編集者として使うのもおすすめです。
3．長い文章を要約する
長い文章を最初から最後まで読むのは時間がかかります。
そんなときは、まずChatGPTに全体像を整理してもらう方法があります。
入力例
次の文章を要約してください。
①全体の要点
②重要な数字
③結論
④自分が確認すべきポイントの4つに分けて整理してください。
【文章を貼る】
単純に、
「要約して」
だけでもできます。
ただし、
「何を知りたいのか」まで指定すると、かなり使いやすくなります。
例えば
会議録なら、
決定事項、未決定事項、担当者、期限に分けてください。
制度資料なら、
対象者、対象経費、補助率、申請期限、注意点を表にしてください。
と指定できます。
つまりChatGPTは、文章を短くするだけではなく、
自分が必要な情報だけを抜き出す
という使い方ができます。
4．議事録を整理する
会議の議事録作成は、ChatGPTとかなり相性のいい仕事です。
例えば、会議を録音して文字起こしした文章があれば、それを整理できます。
入力例
以下は会議の文字起こしです。
課内共有用の議事録にしてください。次の構成にしてください。
・会議の概要
・主な議題
・決定事項
・主な意見
・今後の対応
・担当者
・期限発言内容にないことは推測しないでください。
【文字起こしを貼る】
ここで重要なのが、
「発言内容にないことは推測しないでください」
という一文。
AIは文章をきれいにつなごうとして、元の発言以上の意味を付けてしまうことがあります。
議事録では特に、事実と推測を分ける必要があります。
【スクショ】
もっとラクにしたい場合
ChatGPTだけで議事録を作る方法以外にも、会議の録音・文字起こしから自動化してくれるAIサービスがあります。
今後、実際に複数サービスを使って、
- ChatGPT
- Notta
- tl;dv
などの違いも比較していきます。
【内部リンク予定：ChatGPTで議事録を作る方法】
5．PDF資料を読む
「50ページある資料を全部読むのがつらい」
そんなときにもAIは役立ちます。
ChatGPTでは、利用環境によってPDFなどのファイルをアップロードして内容について質問できます。
入力例
このPDFを読んで、
・全体の概要
・重要なポイント5つ
・重要な数字
・自分が確認した方がいいページを整理してください。
【スクショ】
さらに、
この資料の中で〇〇について書かれている部分だけ教えてください。
という聞き方もできます。
おすすめの使い方
いきなり全部をAI任せにするのではなく、
AIで全体像を把握する
↓
重要なページだけ自分で読む
という使い方です。
これなら読む時間をかなり減らせます。
【内部リンク予定：長いPDFをChatGPTで要約する方法】
6．アイデアを出してもらう
ChatGPTは「答えを教えてもらう」だけではありません。
アイデアを一緒に考えてもらう使い方もできます。
入力例
社内の業務効率化についてアイデアを10個出してください。
条件は、
・大きな費用をかけない
・3か月以内に実施できる
・社員20人程度の会社
・ITが苦手な社員もいるです。
ポイントは、条件を入れること。
「アイデアを10個ください」
だけより、
- 予算
- 期間
- 対象者
- 人数
- 目的
を伝えた方が、現実的な案が出やすくなります。
そして、
この10案を費用対効果が高い順に並べてください。
この中で現実的な3案に絞ってください。
と続ければ、さらに整理できます。
7．Excel作業を手伝ってもらう
ChatGPTはExcelの相談相手としても使えます。
「この集計、どういう関数を使えばいいんだっけ？」
というときに便利です。
入力例
Excelで、
A列：商品名
B列：売上
C列：担当者という表があります。
担当者ごとの売上合計を出したいです。
Excel初心者にもわかるように方法を教えてください。
すると、
「SUMIFを使う」
など、方法と数式を説明してもらえます。
Excelファイルそのものを使う方法もある
利用できる環境では、ExcelやCSVファイルをアップロードして、
この売上データの特徴を教えて。
前年より売上が落ちている商品を抽出して。
月ごとの売上をグラフにして。
といった分析もできます。
ただし、数字を扱う場合は特に、AIの結果をそのまま信用せず確認しましょう。
【内部リンク予定：ChatGPTでExcel仕事はどこまでラクになる？】
8．会議・プレゼン資料の構成を作る
PowerPointを開いたものの、
「1枚目から何を書けばいいかわからない」
という経験はないでしょうか。
そんなとき、いきなり資料を作るのではなく、ChatGPTに構成を考えてもらいます。
入力例
上司に新しい業務改善案を説明する10分間のプレゼンをします。
PowerPoint6枚程度の構成を考えてください。
内容は、
・現在の問題
・原因
・改善案
・期待される効果
・必要な費用
・今後のスケジュールです。
これで、
1枚目：タイトル
2枚目：現状
3枚目：課題
4枚目：改善案
5枚目：効果
6枚目：今後の進め方
といった骨組みを作れます。
そのあと、
3枚目の文章を具体的に考えてください。
と掘り下げればOK。
最初から完成品を作らせるより、構成→内容という順番で使う方が扱いやすいです。
9．比較表を作る
仕事では、
「A案とB案、結局どちらがいい？」
という場面がよくあります。
そんなときは表にしてもらうと整理しやすくなります。
入力例
A案とB案を比較してください。
比較項目は、
・費用
・導入期間
・メリット
・デメリット
・運用負担
・リスクです。
表形式にしてください。
商品やサービスの比較にも使えます。
ただし、価格や最新仕様などは変更されている可能性があるため、公式サイトで確認することをおすすめします。
ChatGPTは、
情報を集める道具というより、情報を整理する道具
として使うと非常に便利です。
10．仕事の壁打ち相手にする
最後は、個人的にかなりおすすめしたい使い方です。
ChatGPTに「正解」を聞くのではなく、
自分の考えをぶつける相手
として使います。
入力例
新しい企画として〇〇を考えています。
私の案に賛成するのではなく、
・良いところ
・弱いところ
・実行上の問題
・反対する人の意見
・改善案を出してください。
これだけでも、自分では気づかなかった問題点が見えてくることがあります。
さらに、
では、あなたが責任者ならどうしますか？
この企画を中止するとしたら理由は何ですか？
経営者の立場から厳しく評価してください。
などと聞くと、視点を変えて考えられます。
ChatGPTは、
「答えをもらうツール」だけではなく「考えるための相手」
としても使えます。
初心者なら、まずこの3つから試してみよう
10個紹介しましたが、全部を一度に覚える必要はありません。
まず試すなら、
①メール作成
毎日使いやすく、効果を感じやすい。
②長文の要約
資料を読む時間を減らしやすい。
③壁打ち
特別な準備が必要なく、自分の仕事に合わせて使える。
この3つからで十分です。
「これなら便利かも」
と思ったものが見つかったら、そこから使い方を広げていけばOKです。
ChatGPTを仕事で使うときの注意点
便利だからこそ、注意したいこともあります。
特に仕事で利用する場合は、
- 個人情報
- 顧客情報
- 社内の機密情報
- 未公開情報
- パスワード
- 契約上外部提供できない情報
などを安易に入力しないようにしましょう。
勤務先に生成AIの利用ルールがある場合は、そのルールが最優先です。
また、AIは間違った回答をすることがあります。
特に、
- 数字
- 法律
- 制度
- 日付
- 人名
- 最新情報
などは、必ず一次情報を確認しましょう。
ChatGPTに仕事を任せるのではなく、ChatGPTと一緒に仕事をする。
最初はこのくらいの距離感がおすすめです。
まとめ｜ChatGPTは「ちょっと面倒な仕事」から任せると使いやすい
今回は、ChatGPT初心者向けに仕事で使いやすい10の方法を紹介しました。
もう一度まとめると、
- 仕事メールを作る
- 文章を読みやすく直す
- 長文を要約する
- 議事録を整理する
- PDF資料を読む
- アイデアを出す
- Excel作業を手伝ってもらう
- 資料の構成を作る
- 比較表を作る
- 壁打ち相手にする
です。
ChatGPTを使いこなすために、最初から難しいプロンプトを覚える必要はありません。
まずは普段の仕事の中で、
「これ、毎回ちょっと面倒なんだよな」
と思っていることをChatGPTに相談してみてください。
そこが、仕事でAIを使い始める一番簡単な入口です。
仕事AI実践ラボでは今後、
- ChatGPTで議事録を作る方法
- 長いPDFをAIで要約する方法
- ChatGPT無料版と有料版の違い
- ChatGPTとCopilotの比較
- AI議事録ツールの比較
なども、実際に試しながら紹介していきます。
「AIには興味がある。でも難しいことはしたくない」
そんな人でも仕事で使える方法を、できるだけわかりやすく検証していきます。
※本記事には、今後アフィリエイト広告を含む場合があります。
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