仕事をしていると、意外と時間を取られるのがメールです。
日程調整。
依頼。
お礼。
確認。
返信。
内容そのものは難しくなくても、
「失礼じゃないかな」
「ちょっと堅すぎるな」
「もっと短くできないかな」
と考えているうちに、数分、十数分とかかることがあります。
そんなとき、ChatGPTを使うとメールの下書きをかなり早く作れます。
今回は実際に、
・簡単なメモからメールを作る方法
・自分で書いた少し読みにくいメールを修正する方法
の2つを試しました。
結論から言うと、簡単なメールなら細かいプロンプトを書かなくても十分使えます。
一方で、相手・目的・文章のトーン・長さなどを指定すると、自分が欲しい文章により近づけやすくなりました。
まずは簡単なメモからメールを作ってみる
最初に用意したのは、次のような簡単なメモです。
【メールの材料】
相手：取引先の佐藤さん
用件：新商品の打ち合わせ日程を決めたい
候補日：10月6日 14時、10月7日 10時、10月8日 15時
打ち合わせ時間：1時間程度
場所：オンライン
先方に都合のよい日時を選んでもらいたい
かなり簡単な内容です。
特別なプロンプトは使わず、この内容をChatGPTに渡してメールを作ってもらいました。
結果は、思っていた以上に普通です。
件名、宛名、あいさつ、候補日時、オンラインであること、所要時間まで整理されています。
簡単な日程調整メールなら、この程度の指示でも十分下書きとして使えそうです。
細かいプロンプトを書かなくても意外と使える
AI活用の記事を見ると、
「良いプロンプトを書かないと使えない」
と思ってしまうかもしれません。
でも今回試した限りでは、仕事メールの場合はそこまで難しく考えなくても大丈夫でした。
最低限、
・誰に送るか
・何を伝えたいか
・必要な情報は何か
が分かれば、ChatGPTはかなり自然な形にまとめてくれます。
初心者のうちは、まず簡単なメモを渡してメールにしてもらうところから始めるのが使いやすいと思います。
ChatGPTを仕事でどう使えばいいか迷っている方は、メール以外の活用例もまとめています。
ChatGPT初心者が仕事でまず試したい10の使い方はこちら
https://shigoto-ai-labo.com/chatgpt-work-10/
条件を指定するとどう変わる？
次に、同じ内容で条件を少し増やしました。
今回入力したのはこちらです。
以下の内容をもとに、取引先へ送るメールを作成してください。
相手：既存取引先の佐藤様
目的：新商品の打ち合わせ日程を決める
候補日時：
・10月6日 14時
・10月7日 10時
・10月8日 15時
打ち合わせ時間：1時間程度
方法：オンライン
【条件】
・丁寧だが堅すぎない文章
・一文を短めにする
・結論を先に書く
・候補日時を見やすく箇条書きにする
・相手に都合のよい日時を選んでもらう
・不要に長くしない
・件名も作る
大きく変わったわけではない。でも調整しやすい
実際に比べてみると、最初のメールも十分使える文章でした。
条件を指定したからといって、別物のように良くなったわけではありません。
ただし、
・文章が少し短くなる
・用件が早く出てくる
・候補日時が見やすい
といった違いがありました。
今回の検証で感じたのは、
「長いプロンプトを書くことより、どんなメールにしたいかを少し伝える方が大事」
ということです。
仕事メールなら、
相手・目的・トーン・長さ
くらいを指定するだけでも、かなり調整しやすくなります。
簡単な指示と条件指定を比べると
簡単な指示でも、メールとしては十分使える文章になりました。
一方で、条件を指定すると、
・長さ
・文章のトーン
・結論を出す位置
・文章の読みやすさ
などを、自分の好みに合わせて調整しやすくなります。
つまり、
まずChatGPTに作らせるだけなら簡単な指示でも十分。
そこから、
「もう少し柔らかくして」
「短くして」
「結論を先にして」
と修正していく使い方でも問題ありません。
自分で書いたメールを直してもらう使い方も便利
ChatGPTは、メールをゼロから作るだけではありません。
個人的には、
「自分で書いたメールを読みやすく直してもらう」
使い方もかなり便利です。
そこで、少し長くて堅めのメールを用意して試しました。
元の文章は意味は通じます。
ただ、
「確認をさせていただきまして」
「打ち合わせをさせていただきたいと考えております」
「お知らせいただければと思います」
といった表現が重なり、少し長くなっています。
そこでChatGPTに、次の条件で修正を頼みました。
以下のメールを、意味を変えずに読みやすく修正してください。
・一文を短くする
・丁寧だが堅すぎない文章にする
・重複表現を減らす
・結論を先にする
・取引先にそのまま送れる文章にする
内容を変えずにかなり読みやすくなった
修正結果はこちらです。
元の文章にあった重複表現が減り、メールの目的も早い段階で分かるようになりました。
例えば、
「新商品の今後の進め方について、改めてお打ち合わせできればと思い、ご連絡いたしました。」
と最初に用件が示されています。
「〜させていただく」
「〜と思います」
といった表現の重なりも減っています。
内容そのものは変えずに、文章だけ整理したいときにもChatGPTは使いやすいです。
メール作成で使いやすかったプロンプト
今回試した内容を踏まえると、仕事メールではこのくらいのプロンプトで十分だと思います。
以下の内容をもとに、仕事用のメールを作成してください。
相手：
目的：
伝えたい内容：
【条件】
・丁寧だが堅すぎない文章
・一文を短くする
・結論を先にする
・不要に長くしない
・件名も作る
文章を直す場合はこちらです。
以下のメールを、意味を変えずに読みやすく修正してください。
・一文を短くする
・重複表現を減らす
・丁寧だが堅すぎない文章にする
・結論を先にする
・取引先にそのまま送れる文章にする
【メール本文】
ここに文章を貼り付ける
これを基本形にして、
「もう少し柔らかく」
「上司向けに」
「社外向けに」
「半分くらいの長さに」
などを追加していけば十分です。
ChatGPTに一発で完成させてもらわなくていい
今回試して改めて感じたのは、最初から完璧なプロンプトを作る必要はないということです。
例えば、
「この内容で取引先へのメールを作って」
と頼む。
出てきた文章を見て、
「もう少し短くして」
と頼む。
さらに、
「少し柔らかい文章にして」
と頼む。
このように、会話しながら直していく方が初心者には使いやすいと思います。
プロンプト作りそのものに時間をかけすぎたら、メール作成を時短する意味が薄れてしまいます。
「そのまま送れる文章」でも最後は確認する
今回のプロンプトには、
「取引先にそのまま送れる文章にする」
と入れました。
ただし、本当に確認せず送信するわけではありません。
特に、
・相手の名前
・会社名
・日付
・時間
・金額
・場所
・添付ファイル
・敬称
などは必ず確認した方がいいです。
文章が自然でも、数字や固有名詞が間違っていれば仕事では困ります。
ChatGPTには、
「下書きを作る」
「読みやすく整える」
ところを手伝ってもらい、最後は自分で確認する。
この使い方が安心です。
長い資料を確認するときも、同じようにAIだけで完結させず、元資料へ戻って確認する使い方がおすすめです。
ChatGPTで長いPDFを要約する方法はこちら
https://shigoto-ai-labo.com/chatgpt-pdf-summary/
会社の情報を入力するときにも注意
仕事メールには、取引先名や個人情報、未公開情報などが含まれることがあります。
会社でChatGPTなどの生成AIを利用する場合は、勤務先のルールを確認してください。
今回の記事では、すべて架空の名前・内容を使って検証しています。
実際のメールを修正するときも、必要に応じて社名や個人名などを伏せてから利用する方法があります。
ChatGPTのメール作成はこんな人に向いている
特に相性がいいのは、
・メールを書くたびに文章で悩む
・丁寧にしようとして文章が長くなりやすい
・「〜させていただきます」が増えてしまう
・日程調整メールをよく送る
・自分の文章を短く整理したい
・メール作成に毎日時間を取られている
という人です。
メールは毎日のように使うので、1通あたり数分でも短縮できれば、積み重ねでは大きくなります。
ChatGPTで仕事メールを何度も作る場合は、毎回「一文を短く」「堅すぎない文章で」などの条件を書くのが少し面倒になります。
そんなときは、ChatGPTのプロジェクト機能に自分用の文章ルールを設定しておく方法もあります。
実際に日程調整メールを作り、通常チャットとの違いも比較しました。
ChatGPTのプロジェクト機能を仕事で使ってみた｜毎回同じ指示を書かなくて済む？
まとめ｜メール作成は難しいプロンプトから始めなくていい
今回は、ChatGPTを使って仕事メールを作る方法を実際に試しました。
簡単なメモを渡しただけでも、取引先に送れる形にかなり近いメールが作れました。
さらに、
・丁寧だが堅すぎない
・一文を短くする
・結論を先にする
といった条件を指定すると、自分の好みに合わせて調整しやすくなります。
また、ゼロから作るだけではなく、
「自分で書いたメールを読みやすく直す」
使い方もかなり便利でした。
最初から完璧なプロンプトを覚える必要はありません。
まずは、
「この内容でメールを作って」
から始めて、出てきた文章を見ながら修正していく。
それだけでも、十分仕事で使えると思います。
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