複数の見積書を比較するとき、
「どこが違うのか確認するのが面倒」
「金額だけでなく、納期やサポート条件も見比べたい」
「社内で説明しやすい形にまとめたい」
ということがあります。
特に、見積書ごとに書き方が違うと、比較するだけでも意外と時間がかかります。
そこで今回は、2社分の見積書PDFをChatGPTにアップロードし、
「この2つの見積書を比較してください。」
とだけ入力してみました。
結論からいうと、
金額だけでなく、納期、研修時間、支払条件、サポート、見積有効期限、備考まで比較できました。
さらに、条件を細かく指定すると、
「どちらがおすすめか」というAI側の評価を外し、見積書に書かれている事実だけを比較表にまとめる
こともできました。
今回は、
・2社の見積書PDFを比較できるか
・金額差を正しく計算できるか
・納期やサポートまで拾えるか
・AIがどこまで評価・判断するのか
・事実だけの比較にできるか
を実際に試します。
※今回使用した見積書は、検証用に作成した架空の資料です。
※今回の検証はChatGPT Plusを使用し、思考レベルを「高」に設定して行っています。利用プランや設定によって、回答内容や利用できる機能が異なる場合があります。
- 今回使ったのは2社分の架空の見積書
- 2社の見積金額は11,000円違う
- 1回目｜「この2つの見積書を比較してください」だけ
- 約49秒で比較結果が出た
- 税込総額の差額も正しく計算
- 金額だけでなく、納期や研修時間も比較した
- サポート内容の違いも拾った
- 見積書に書かれていない情報にも気づいた
- 一言だけでもかなり比較できた
- ただし1回目はAIの評価も入った
- 仕事で使うなら「事実」と「AIの評価」を分けたい
- 2回目｜事実だけで比較するように指定
- 2回目は事実中心の比較表になった
- 2回目でも差額は11,000円
- 「確認が必要な点」が別に整理された
- 「記載なし」と「対応していない」は違う
- 1回目と2回目の違い
- 最初は一言で比較してもいい
- 良かった点①｜複数のPDFを行き来しなくていい
- 良かった点②｜金額以外の条件も比較できる
- 良かった点③｜確認すべき項目を見つけやすい
- 注意点①｜AIの評価と事実を分ける
- 注意点②｜見積書にない情報を決めつけない
- 注意点③｜数字は元の見積書でも確認する
- 機密情報を含む見積書にも注意
- 長いPDFを要約する方法も試しています
- Word企画書の作成も試しています
- PowerPoint資料の作成も実際に検証
- 結論｜2社の見積書を比較表にまとめられた
今回使ったのは2社分の架空の見積書
今回は、
A社：株式会社アルファオフィス
B社：株式会社ベータソリューション
という架空の2社から、
「AI議事録ツール導入支援」
の見積書を受け取った想定で検証しました。
2社の見積金額は11,000円違う
A社の税込総額は、
165,000円
です。
B社の税込総額は、
154,000円
です。
差額は、
11,000円
となっています。
ただし、今回の見積書は金額だけでなく、
・研修時間
・納期
・サポート期間
・サポート方法
・見積有効期限
・備考
にも違いがあります。
そのため、
単純に総額だけを見て比較するのではなく、条件も含めて確認できるか
を試しました。
1回目｜「この2つの見積書を比較してください」だけ
最初は細かい条件を付けませんでした。
2つのPDFをChatGPTにアップロードし、
入力したのは、この一文だけです。
この2つの見積書を比較してください。
どの項目を見るかも指定していません。
「表にしてください」とも書いていません。
ChatGPTが、見積書のどこに注目して比較するのかを確認しました。
約49秒で比較結果が出た
ChatGPTは約49秒で、2社の見積書を比較しました。
比較されたのは、
・税込総額
・導入支援
・初期設定
・操作研修
・納期
・支払条件
・サポート
・見積有効期限
などです。
こちらから項目を指定しなくても、主要な条件を拾って比較表にしてくれました。
税込総額の差額も正しく計算
ChatGPTは、
A社：165,000円
B社：154,000円
から、
B社が11,000円安い
と整理しました。
今回の見積書にある数字と一致しています。
金額だけでなく、納期や研修時間も比較した
1回目の回答では、
操作研修について、
A社：オンライン2時間／40,000円
B社：オンライン90分／45,000円
と比較しました。
さらに、
A社は30分長く、5,000円安い
という違いまで整理しています。
納期については、
A社：発注後2週間
B社：発注後3週間
となっているため、
A社が1週間早い
と整理されました。
サポート内容の違いも拾った
サポートについても比較されています。
A社：
導入後30日間・メール対応
B社：
導入後60日間・メール／チャット対応
となっています。
単純な金額比較だけではなく、
導入後のサポート条件まで読み取れた
のは便利だと感じました。
見積書に書かれていない情報にも気づいた
1回目の回答では、備考にも注目しました。
A社には、
「月額利用料は含まない」
と書かれています。
一方、B社の見積書には、月額利用料について記載がありません。
そのためChatGPTは、
B社については月額利用料の有無を確認した方がよい
という趣旨の指摘をしました。
また、
B社には、
「追加研修は別途費用」
と記載されています。
A社には追加研修の費用について記載がありません。
こうした、
書いてある内容だけでなく、片方にだけ書かれている条件
まで拾えました。
一言だけでもかなり比較できた
今回の1回目では、
この2つの見積書を比較してください。
としか指示していません。
それでも、
・金額
・差額
・研修時間
・納期
・支払条件
・サポート
・有効期限
・備考
まで整理されました。
見積書を1枚ずつ開きながら、
「あっちはどうだった？」
と確認する作業を減らすには、かなり便利です。
ただし1回目はAIの評価も入った
一方で、気になった点もあります。
1回目の回答では、
「初期費用を抑えたい、導入後のサポートを重視したい場合はB社」
「早く導入したい、研修時間を長くしたい場合はA社」
というように、
ChatGPT側の評価や判断
も入りました。
これは、見積書にそのまま書かれている事実ではありません。
見積書に書かれた条件をもとに、
ChatGPTが、
「この条件ならこちらが向いている」
と解釈したものです。
仕事で使うなら「事実」と「AIの評価」を分けたい
もちろん、
「どちらが良さそうか」
まで考えてほしい場合には便利です。
ただし、社内で見積比較を共有する場合、
まず事実だけを整理したい
こともあります。
そこで2回目は、
「どちらがおすすめかは判断しない」
という条件を明確にしました。
2回目｜事実だけで比較するように指定
2回目は、次のプロンプトを使いました。
この2つの見積書を、社内で比較検討しやすい形に整理し直してください。
次の条件で作成してください。
・見積書に書かれている内容だけを使う
・推測で情報を補わない
・どちらがおすすめかは判断しない
・A社とB社を表形式で比較する
・税込総額と差額を明記する
・導入支援、初期設定、操作研修、納期、支払条件、サポート、見積有効期限、備考を比較する
・各項目で違いがある部分を簡潔に整理する
・見積書に記載がない項目は「記載なし」とする
・確認が必要な点は、見積書から事実として判断できないものだけを別欄にまとめる
・30〜50代の会社員が読みやすい文章にする
・一文を短くする
2回目は事実中心の比較表になった
条件を指定した結果、
A社とB社の内容を、
事実ベースの比較表
として整理できました。
※文書が長かったため画像処理にて比較を表しました。
比較された内容は、
・税込総額
・導入支援
・初期設定
・操作研修
・小計
・消費税
・納期
・支払条件
・サポート
・見積有効期限
・備考
です。
2回目でも差額は11,000円
2回目でも、
A社：165,000円
B社：154,000円
となり、
A社の方が11,000円高い
と整理されました。
数字は1回目と同じです。
「確認が必要な点」が別に整理された
2回目で特に使いやすいと感じたのが、
「確認が必要な点」
を別に整理したことです。
具体的には、
B社の月額利用料
A社には、
「月額利用料は含まない」
と記載されています。
一方、B社には月額利用料について記載がありません。
そのため、
B社の月額利用料の扱いは確認が必要
と整理されました。
A社の追加研修費用
B社には、
「追加研修は別途費用」
と書かれています。
A社には、追加研修について記載がありません。
そのため、
A社の追加研修費用は見積書だけでは分からない
という整理になりました。
A社のチャットサポート
B社は、
メール／チャット対応
と明記されています。
A社には、
メール対応
としか書かれていません。
そのため、
A社がチャットに対応しているかどうかは見積書からは判断できない
と整理されました。
支払条件の違い
A社は、
「納品月の翌月末払い」
B社は、
「納品月末締め・翌月末払い」
となっています。
表現は違いますが、
実際の支払日や運用上の違いまでは見積書だけでは判断できない
という結果になりました。
「記載なし」と「対応していない」は違う
今回の比較で大事だと感じたのが、
書いていないことを、できないと判断しない
ことです。
例えば、
A社にチャットサポートの記載がないからといって、
「A社はチャットサポートに対応していない」
とは判断できません。
正しくは、
「見積書には記載がない」
です。
同じように、
B社に月額利用料の記載がないからといって、
「月額料金はかからない」
とは判断できません。
仕事でAIを使う場合、この違いはかなり重要です。
1回目と2回目の違い
今回の2つの結果を比べると、使い方の違いが分かりやすく出ました。
1回目
入力：
この2つの見積書を比較してください。
結果：
・主要項目を自動で比較
・差額も計算
・納期やサポートも比較
・注意点も指摘
・どちらが向いているかという評価も入った
2回目
入力：
比較する項目や条件を細かく指定
結果：
・見積書に書かれた事実を中心に整理
・おすすめ判断をしない
・記載のない情報は「記載なし」として扱う
・確認が必要な項目を別に整理
どちらが良いというより、
目的によって使い分ける
のがよさそうです。
最初は一言で比較してもいい
今回も、最初から長いプロンプトを書く必要はありませんでした。
まず、
この2つの見積書を比較してください。
と入力する。
その結果を見る。
「評価はいらない」
「この項目も比較してほしい」
「事実だけにしてほしい」
と感じたら、2回目で条件を追加する。
このやり方の方が、欲しい比較表へ近づけやすいと思います。
良かった点①｜複数のPDFを行き来しなくていい
見積書を人が比較する場合、
A社のPDFを見る。
B社のPDFを見る。
またA社へ戻る。
という作業が発生します。
特に項目数が多いと、
「納期はどっちだった？」
「サポートは？」
と何度も確認することがあります。
ChatGPTに2つのPDFを渡せば、
違いを1つの表にまとめられる
ので、比較しやすくなります。
良かった点②｜金額以外の条件も比較できる
見積比較というと、
つい金額だけに注目しがちです。
今回ChatGPTは、
・研修時間
・納期
・支払条件
・サポート期間
・サポート方法
・有効期限
・備考
まで整理しました。
見積書を比較するときは、
総額だけでなく、条件の違いを一緒に確認する
のに使えそうです。
良かった点③｜確認すべき項目を見つけやすい
今回、
「B社の月額利用料」
「A社の追加研修費用」
など、
一方の見積書にだけ記載されている情報がありました。
人が見比べても気づけますが、
比較表にすると違いが目立ちます。
契約前に、
相手へ確認しておいた方がよい事項を洗い出す
用途にも使えそうです。
注意点①｜AIの評価と事実を分ける
一言だけで比較すると、
ChatGPTが、
「こちらが向いている」
「こちらの条件が目立つ」
といった評価まで加えることがあります。
こうした内容は、
見積書に書かれた事実ではありません。
社内資料として使う場合は、
・見積書に書いてある事実
・ChatGPTの評価
を分けて確認した方が安心です。
注意点②｜見積書にない情報を決めつけない
「記載なし」
と、
「存在しない」
は別です。
例えば、
B社に月額利用料の記載がないからといって、
無料とは限りません。
A社に追加研修の記載がないからといって、
無料とも限りません。
見積書だけで判断できない内容は、
相手へ確認する必要があります。
注意点③｜数字は元の見積書でも確認する
今回の検証では、
金額や差額は正しく整理されました。
ただし、
実際の見積書では、
・値引き
・複数税率
・数量
・オプション
・条件付き価格
などが含まれる場合があります。
金額が重要な資料なので、
最終的には元の見積書と照合する
ことをおすすめします。
機密情報を含む見積書にも注意
実際の見積書には、
・取引先名
・担当者名
・価格
・取引条件
・新規事業
・未公開の商品やサービス
などが含まれることがあります。
会社の見積書をChatGPTへアップロードする場合は、
勤務先のAI利用ルールや、利用しているサービスの契約・設定を確認したうえで使用しましょう。
今回の記事では、検証用に作成した架空の見積書を使用しています。
長いPDFを要約する方法も試しています
ChatGPTでは、見積書の比較だけでなく、
長いPDF資料の要約も実際に試しています。
30ページの資料を使い、
重要ポイントや数字、確認した方がよいページまで整理しました。
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Word企画書の作成も試しています
簡単な箇条書きメモから、
企画書を作成し、
最後はWordファイルとして出力するところまで試しました。
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PowerPoint資料の作成も実際に検証
Word企画書をChatGPTに渡し、
PowerPoint資料として作成できるかも試しています。
一言だけで7枚の資料を作り、
条件を指定して5枚に整理しました。
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結論｜2社の見積書を比較表にまとめられた
今回は、2社分の見積書PDFをChatGPTへアップロードし、
見積書を比較できるか
を実際に試しました。
最初に入力したのは、
この2つの見積書を比較してください。
という一文だけです。
その結果、
・税込総額
・導入支援
・初期設定
・操作研修
・納期
・支払条件
・サポート
・見積有効期限
まで比較できました。
A社の税込総額は、
165,000円
B社は、
154,000円
で、
差額は、
11,000円
です。
さらに、
A社は納期が1週間短い。
B社はサポート期間が30日長く、メールに加えてチャット対応も記載されている。
といった条件の違いも整理できました。
一方で、一言だけで比較した場合は、
ChatGPT側の評価や「どちらが向いているか」という判断も加わりました。
そこで2回目では、
「見積書に書かれている内容だけを使う」
「おすすめは判断しない」
「記載がないものは記載なしとする」
という条件を追加しました。
その結果、
事実だけの比較表と、別途確認が必要な項目
に分けて整理できました。
今回試して感じたのは、
見積書を比較する最初の整理役としてChatGPTはかなり使いやすい
ということです。
2つのPDFを何度も行き来して確認する代わりに、
まずChatGPTに比較表を作ってもらう。
人は、
数字が正しいか。
条件の意味は合っているか。
記載のない内容をどう確認するか。
に集中する。
この使い方なら、見積比較の手間を減らせそうです。
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