企画書を作るとき、
「内容は頭にあるけど、文章にするのが面倒」
「箇条書きのメモまでは作ったけど、企画書らしく整理できない」
「Wordできれいにまとめるところまで時間がかかる」
ということがあります。
そこで今回は、簡単な箇条書きメモをChatGPTに渡して、
・一言だけで企画書にできるか
・細かく条件を指定すると何が変わるか
・費用を正しく計算できるか
・最終的にWordファイルまで作れるか
を実際に試しました。
結論からいうと、
箇条書きメモから企画書のたたき台を作り、最後はA4・1ページのWordファイルとして出力するところまでできました。
最初の指示も、
「この内容を企画書にしてください。」
だけです。
ただし、細かく条件を指定しても、元のメモには書いていない自然な補足が一部追加されました。
そのため、
企画書のたたき台作りにはかなり便利。ただし、最終確認は人がした方がよい。
というのが今回試してみた結論です。
※今回の検証はChatGPT Plusを使用し、思考レベルを「高」に設定して行っています。利用プランや設定によって、回答内容や利用できる機能が異なる場合があります。
- 今回使ったのは簡単な箇条書きメモ
- 最初は「この内容を企画書にしてください」だけ
- 費用も自動で計算された
- 一言だけでも企画書としてかなり形になった
- 条件を指定して作り直してみた
- 「費用」が独立して分かりやすくなった
- 検証項目も3つに整理された
- 「推測しない」と書いても補足が完全になくなるわけではなかった
- 最後はWordファイルにしてもらった
- Word作成ではChatGPT Workも提案された
- 通常チャットのままWordファイルまで完成した
- 完成したWordを実際に確認した
- ChatGPTで企画書を作って感じた良かった点
- 長いプロンプトは最初から必要ではなかった
- ChatGPTで企画書を作るなら、この順番が使いやすい
- ChatGPTで企画書を作るときの注意点
- 機密情報を入れる場合にも注意
- 文章作成にもChatGPTを使える
- 長い文章を読みやすく直す方法も検証しています
- 同じ指示を何度も使うならプロジェクト機能も便利
- ChatGPTを仕事でどう使えばいいか分からない方はこちら
- まとめ｜箇条書きメモからWord企画書まで作れた
今回使ったのは簡単な箇条書きメモ
今回は、生成AIを使った議事録作成の効率化を検討するという架空の内容を用意しました。
元のメモはこちらです。
社内会議の効率化を検討
現状
・社員1人あたり週5時間程度を会議に使っている
・議事録作成に1回30～60分程度かかる
・会議が多い部署では負担が大きいやりたいこと
・生成AIを使って議事録作成時間を減らしたい
・まず3か月試したい
・対象は5人
・月額2,000円／人を想定確認したいこと
・どのくらい時間削減できるか
・議事録の精度
・社員が使いやすいか試行後に、本格導入するか判断する
企画書としては、かなり簡単なメモです。
ここから、どこまでChatGPTが整理できるのか試しました。
最初は「この内容を企画書にしてください」だけ
まず、細かい条件は一切付けませんでした。
入力したのは、
この内容を企画書にしてください。
これだけです。
すると、ChatGPTは内容を、
・現状
・試行の目的
・試行内容
・主な検証項目
・試行後の判断
に分けて整理しました。
元のメモは単なる箇条書きでしたが、それだけでも企画書らしい構成になっています。
費用も自動で計算された
元のメモには、
・対象：5人
・月額2,000円／人
・期間：3か月
とだけ書いています。
ChatGPTはここから、
2,000円 × 5人 ＝ 10,000円／月
さらに、
10,000円 × 3か月 ＝ 30,000円
と計算しました。
つまり、
月額費用10,000円
3か月合計30,000円
という数字まで企画書に追加されました。
これは元の情報から計算できる数字なので、新しい事実を勝手に作ったものではありません。
こうした簡単な計算まで一緒に整理してくれるのは便利です。
一言だけでも企画書としてかなり形になった
最初の結果を見て感じたのは、
最初から長いプロンプトを書かなくても、企画書のたたき台は十分作れる
ということです。
今回のような簡単な内容であれば、
「企画書にしてください」
だけでも、
現状
↓
目的
↓
実施内容
↓
検証
↓
導入判断
という流れに整理されました。
ただし、こちらが指定していない構成や表現もChatGPT側で考えているため、
自分が想定している企画書の形と完全に一致するとは限りません。
そこで次は、条件を細かく指定してみました。
条件を指定して作り直してみた
次は、同じ内容を次の条件で作り直しました。
先ほどの内容を、社内説明用の企画書として作り直してください。
次の条件で作成してください。
・A4で1枚程度を想定する
・30〜50代の会社員が読みやすい文章にする
・一文を短くする
・「現状」「目的」「試行内容」「費用」「検証項目」「試行後の判断」に分ける
・元のメモにない事実や数字は追加しない
・推測で内容を補わない
・計算によって求められる数字を追加する場合は、計算根拠が分かるようにする
・専門用語はできるだけ使わない
・そのまま社内で共有できるたたき台にする
すると、最初の企画書よりも構成が明確になりました。
「費用」が独立して分かりやすくなった
2回目では、
「費用」
という見出しが独立しました。
その中で、
2,000円 × 5人 ＝ 10,000円／月
10,000円 × 3か月 ＝ 30,000円
と、計算根拠も表示されています。
最初の回答でも費用は計算されていましたが、
条件を指定した方が、企画書として確認しやすい形になった
と感じました。
検証項目も3つに整理された
今回の元メモには、
・時間削減
・議事録の精度
・使いやすさ
という3つの確認事項があります。
ChatGPTはこれを、
①議事録作成時間
②議事録の精度
③使いやすさ
として整理しました。
それぞれ、
「何を確認するのか」
も短い文章で説明されています。
文章そのものを長くするというより、
元メモにある内容を、企画書として読みやすい順番に並べ直す
という使い方ができました。
「推測しない」と書いても補足が完全になくなるわけではなかった
今回、特に確認したかったのがここです。
プロンプトには、
元のメモにない事実や数字は追加しない
推測で内容を補わない
と明確に書きました。
それでも完成した企画書には、
試行期間中に実際の業務で使用し、導入による効果や使い勝手を確認します。
という文章が追加されています。
元のメモには、
「実際の業務で使用する」
とまでは書いていません。
内容としてはかなり自然です。
ただし、
元メモにない情報を一切追加しない
という条件を厳密に考えると、これはChatGPT側の補足になります。
つまり、
「推測しない」と書けば絶対に補足されないわけではない
ということです。
社内資料や外部向け資料に使う場合は、AIが自然に補った文章が事実として正しいか、最後に確認した方が安心です。
最後はWordファイルにしてもらった
企画書の文章が完成したので、最後にWordファイルの作成もお願いしました。
入力したのはこちらです。
この企画書をWordファイルにしてください。
・内容は今の企画書から変更しない
・A4縦1枚程度
・タイトル、見出し、箇条書きを使って読みやすくする
・社内説明用のシンプルなレイアウトにする
・数字や事実を追加・変更しない
・完成したWordファイルをダウンロードできる形で出力する
Word作成ではChatGPT Workも提案された
Wordファイルの作成を依頼すると、
「ChatGPT Workで続ける」
という選択肢も表示されました。
今回は、
通常のチャットでどこまでできるのか
を確認したかったため、そのまま「Chatで続ける」を選びました。
通常チャットのままWordファイルまで完成した
そのまま待つと、
「Wordファイルをダウンロード」
という表示が出ました。
実際に、
「生成AI_議事録作成効率化_企画書.docx」
というWordファイルが作成されています。
完成したWordを実際に確認した
ダウンロードしたWordファイルも確認しました。
結果は、
A4縦1ページ
に収まっていました。
内容は、
1．現状
2．目的
3．試行内容
4．費用
5．検証項目
6．試行後の判断
という構成です。
【スクリーンショット⑤：完成したWordファイル】
数字についても、
・社員1人あたり週5時間程度
・議事録作成1回30～60分
・試行期間3か月
・対象5人
・月額2,000円／人
・月額10,000円
・3か月合計30,000円
となっており、今回の元メモや計算結果と一致しました。
文字の重なりや大きなレイアウト崩れもなく、社内説明用のたたき台として確認できる形になっています。
ChatGPTで企画書を作って感じた良かった点
今回一番便利だと感じたのは、
企画書を書く前の整理作業をかなり減らせること
です。
企画書を作るときは、
「何から書くか」
「どんな順番にするか」
「見出しをどうするか」
で時間がかかることがあります。
ChatGPTなら、まず箇条書きで、
・現状
・やりたいこと
・対象
・費用
・確認したいこと
を書いて渡すだけでも、企画書らしい構成に整理できます。
最初から完成文を書く必要がありません。
長いプロンプトは最初から必要ではなかった
今回も、以前Excelを試したときと似た結果になりました。
最初は、
この内容を企画書にしてください。
だけです。
それでも十分使える企画書になりました。
その後、
「A4 1枚」
「社内説明用」
「一文を短く」
「費用を独立させる」
「推測しない」
などの条件を追加することで、自分が欲しい形へ近づけました。
そのため、
最初から完璧なプロンプトを書く必要はない
と思います。
まず簡単に作らせる。
結果を見てから、
「もう少し短く」
「A4 1枚にして」
「費用を分けて」
「数字を追加しないで」
と修正していく方が使いやすいです。
ChatGPTで企画書を作るなら、この順番が使いやすい
今回試した流れはかなりシンプルです。
まず、考えていることを箇条書きにします。
次に、
この内容を企画書にしてください。
と入力します。
企画書ができたら、
A4 1枚程度にしてください。
社内説明用にしてください。
元の情報にない内容は追加しないでください。
など、必要な条件を追加します。
最後に、
Wordファイルにしてください。
と依頼します。
つまり、
メモ → たたき台 → 修正 → Word化
という順番です。
企画書を最初からWordで作り始めるより、かなり取りかかりやすいと感じました。
ChatGPTで企画書を作るときの注意点
便利ですが、完成した企画書をそのまま提出するのはおすすめしません。
今回も、
「推測で補わない」
と指定したにもかかわらず、元メモにはない自然な補足が入りました。
そのため、最後は必ず、
・元の数字と一致しているか
・事実関係が変わっていないか
・AIが補足した内容がないか
・会社の方針と合っているか
・そのまま社外に出して問題ない内容か
を確認した方が安心です。
特に予算、契約、納期、制度など重要な数字を含む企画書では、人による確認が必要です。
機密情報を入れる場合にも注意
企画書には、
・社内の売上
・人件費
・取引先情報
・新規事業
・未公開の商品
・個人情報
などが含まれることがあります。
こうした情報をChatGPTへ入力する場合は、勤務先のAI利用ルールや、利用しているサービスの契約・設定などを確認したうえで使用しましょう。
今回の記事では、検証用に作った架空の内容を使用しています。
文章作成にもChatGPTを使える
企画書だけでなく、ChatGPTでは仕事メールの作成も実際に試しています。
簡単なメモから、取引先に送るメールを作る方法はこちらです。
ChatGPTで仕事メールを作る方法｜そのまま使えるプロンプトと実例を紹介
長い文章を読みやすく直す方法も検証しています
企画書を作ったあと、
「文章が長い」
「堅すぎる」
「もっと読みやすくしたい」
という場合にもChatGPTを使えます。
簡単な指示と、条件を細かく指定した場合で、どのくらい結果が変わるのか実際に比較しました。
ChatGPTで文章を読みやすく直す方法｜実例とプロンプト付き
同じ指示を何度も使うならプロジェクト機能も便利
企画書や文章作成で、
「一文を短くする」
「推測しない」
「堅すぎない文章にする」
と毎回同じ条件を入力する場合は、ChatGPTのプロジェクト機能にルールを設定しておく方法もあります。
通常チャットとの違いを実際に比較しました。
ChatGPTのプロジェクト機能を仕事で使ってみた｜毎回同じ指示を書かなくて済む？
ChatGPTを仕事でどう使えばいいか分からない方はこちら
企画書以外にも、
・メール
・議事録
・PDF
・Excel
・文章修正
など、仕事で使える方法を実際に試しています。
ChatGPT初心者が仕事でまず試したい10の使い方｜メール・議事録・PDFを実践
まとめ｜箇条書きメモからWord企画書まで作れた
今回は、簡単な箇条書きメモから、
・企画書のたたき台作成
・構成の整理
・費用計算
・条件を指定した書き直し
・Wordファイル作成
まで実際に試しました。
最初に入力したのは、
「この内容を企画書にしてください。」
という一文だけです。
それでも、
現状
目的
試行内容
検証項目
試行後の判断
という企画書らしい形に整理されました。
さらに条件を指定すると、
A4・1枚程度を想定した、より社内説明用に近い形
になりました。
最後は、通常チャットのままWordファイルを作成し、実際にA4縦1ページに収まるところまで確認できました。
一方、
「元のメモにない内容を追加しない」
「推測しない」
と指定しても、自然な補足が完全になくなるわけではありませんでした。
そのため、ChatGPTは、
企画書を全部任せる道具
というより、
ゼロから企画書を書く時間を減らすための「たたき台作成役」
として使うのがちょうどいいと感じます。
頭の中にある内容をまず箇条書きにする。
それをChatGPTに渡して形にしてもらう。
最後は人が確認する。
この使い方なら、企画書作成の負担をかなり減らせそうです。
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