仕事では、意味は伝わるけれど、
「ちょっと長い」
「少し堅い」
「同じ表現が何度も出てくる」
という文章を書くことがあります。
例えば、
・社内向けのお知らせ
・報告書
・説明資料
・案内文
・会議メモ
・メール
・長めの文章
などです。
そんなとき、ChatGPTを使うと文章の意味を変えずに、読みやすく整理できます。
今回は、
「この文章を読みやすくしてください」だけの場合
と、
一文を短くする・重複を減らすなど、修正条件を指定した場合
で、結果がどれくらい変わるのか実際に試しました。
結論から言うと、
簡単な指示でもかなり読みやすくなります。
ただし、
どこを直してほしいか具体的に伝えると、文章の仕上がりが安定しやすい
と感じました。
今回使った文章
今回は、会議や議事録作成にかかる時間を見直すという内容の、少し長めの社内向け文章を用意しました。
元の文章はこちらです。
当社では現在、業務効率化の一環として、社内会議および会議終了後に実施している議事録作成などの事務作業にかかる時間について見直しを進めているところです。
現在、各部署で実施されている社内会議の状況を確認したところ、社員1人あたり毎週平均で約5時間程度を会議に費やしていることが分かりました。
また、会議終了後には担当者が議事録を作成していますが、議事録の作成には会議1回につき30分から60分程度の時間がかかっており、会議の内容によっては発言内容の確認や文章の整理などにさらに時間を要する場合もあります。
特に会議の開催回数が多い部署においては、議事録作成が担当者の負担となっており、本来取り組むべき業務に充てる時間が減少する要因の一つとなっています。
今後は、会議そのものの実施方法の見直しに加え、生成AIなどのツールを活用し、文字起こしや議事録作成の一部を効率化することで、社員の事務負担を軽減し、より重要な業務に時間を使える環境を整えていくことを検討しています。
意味は伝わります。
ただ、
・一文が長い
・「現在」が重なる
・「〜しています」「〜となっています」が続く
・少し堅い
・読むのに少し集中力が必要
という文章です。
まず「この文章を読みやすくしてください」だけで試す
最初は、あえて細かい条件を付けませんでした。
入力したのは、
この文章を読みやすくしてください。
だけです。
結果を見ると、元の文章よりかなり読みやすくなっています。
特に、
「見直しを進めているところです」
のような少し重い表現が、
「見直しを進めています」
と短くなっています。
また、文章全体も少しすっきりしました。
簡単な指示でも十分使える
今回の結果を見ると、
「この文章を読みやすくして」だけでも十分使える
と感じました。
ChatGPT側で、
・長い表現を短くする
・不自然な言い回しを直す
・文章の流れを少し整理する
といった修正をしてくれます。
そのため、
「まず文章をざっくり整えたい」
というだけなら、難しいプロンプトを考える必要はありません。
次に修正条件を指定してみる
次は、同じ元の文章に対して、少し具体的に条件を指定しました。
使ったプロンプトはこちらです。
次の文章を、意味を変えずに読みやすくしてください。
・一文を短くする
・重複表現を減らす
・堅すぎる表現を直す
・30〜50代の会社員が読みやすい文章にする
・内容の順番を整理する
・元の数字や事実は変えない
こちらも元の文章より読みやすくなりました。
ただし、最初の簡単な指示よりも、
どこをどう直すかが明確
になっています。
条件を指定すると仕上がりが安定しやすい
2つの結果を比べると、大きく別の文章になったわけではありません。
ただ、条件を指定した方では、
・一文が短い
・重複表現が少ない
・文章の流れが自然
・段落ごとの役割が分かりやすい
・元の数字や内容を残したまま整理されている
という違いが見られました。
特に今回、
「意味を変えない」
「元の数字や事実は変えない」
と指定したのは重要です。
仕事の文章では、
「読みやすくなったけれど、数字や内容まで変わってしまった」
では困ります。
そのため、
読みやすさだけでなく、何を変えてはいけないかも指定する
のが使いやすいと思います。
2つの指示を比較すると
今回の結果を整理すると、こんな感じです。
| 比較項目 | 簡単な指示 | 条件を指定 |
|---|---|---|
| 読みやすくなる | ○ | ○ |
| 一文の短さ | ○ | ◎ |
| 重複表現の整理 | ○ | ◎ |
| 堅い表現の修正 | ○ | ◎ |
| 文章の流れ | ○ | ◎ |
| 数字・事実を維持 | 指定なし | 明確に指定 |
| 自分好みに調整 | △ | ◎ |
簡単な指示でもかなり使えます。
一方で、
「どんな文章にしたいか」まで指定すると、結果がぶれにくくなる
という違いがありました。
文章修正で使いやすいプロンプト
今回使ってみて、仕事の文章を整えるなら、このくらいのプロンプトが使いやすいと思います。
次の文章を、意味を変えずに読みやすくしてください。
・一文を短くする
・重複表現を減らす
・堅すぎる表現を直す
・読みやすい順番に整理する
・元の数字や事実は変えない【文章】
ここに文章を貼り付ける
まずはこれで十分です。
文章修正で毎回、
「一文を短くする」
「重複表現を減らす」
「堅すぎない文章にする」
「元の内容にないことは追加しない」
といった条件を入力している場合は、プロジェクト機能を使う方法もあります。
最初に文章ルールを設定しておけば、別のチャットでも毎回同じ条件を書かずに使えるのか、実際に検証しました。
ChatGPTのプロジェクト機能を仕事で使ってみた｜毎回同じ指示を書かなくて済む？
さらに目的に合わせて追加する
用途によって、条件を少し変えるとさらに使いやすくなります。
例えば、
社内向けなら
社内向けに、簡潔で分かりやすい文章にしてください。
取引先向けなら
丁寧だが堅すぎない文章にしてください。
初心者向けなら
専門用語をできるだけ使わず、初心者でも分かる文章にしてください。
短くしたいなら
内容を変えずに、文章量を半分程度にしてください。
報告書なら
結論を先に書き、その後に理由や背景が続く構成にしてください。
このように、
読みやすくする
だけでなく、
誰が読むか
どんな文章にしたいか
を伝えると、仕上がりを調整できます。
最初から完璧なプロンプトを作らなくていい
文章修正でも、最初から長いプロンプトを書く必要はありません。
例えば、
この文章を読みやすくして
と頼む。
結果を見て、
もう少し短くして
と頼む。
さらに、
堅すぎるので、少し柔らかくして
と頼む。
このように、
ChatGPTと会話しながら調整する
使い方でも十分です。
むしろ、
プロンプトを考えることに時間をかけすぎるより、
まず修正させて、その結果を見て直す
方が早い場合もあります。
ChatGPTは文章をゼロから作るだけではない
ChatGPTというと、
「何か新しい文章を書いてもらう」
イメージが強いかもしれません。
でも、実際の仕事では、
自分で書いた文章を直してもらう
使い方もかなり便利です。
例えば、
・自分で書いた報告書
・上司に送る説明文
・社内のお知らせ
・取引先へのメール
・会議メモ
・案内文
・Web記事
などです。
全部をAIに作らせる必要はありません。
自分で内容を書き、
文章だけChatGPTに整えてもらう
という使い方もできます。
メールの修正にも使える
メールでも同じです。
自分で書いた文章に、
「〜させていただきます」
「〜と思います」
「〜いただければと思います」
などが何度も出てくることがあります。
ChatGPTに、
重複表現を減らして、丁寧だが堅すぎない文章にしてください。
と頼むだけでも、かなり整理できます。
実際に仕事メールを作ったり、修正したりした例はこちらの記事で紹介しています。
ChatGPTで仕事メールを作る方法はこちら
会議録や長い文章の整理にも使える
文章修正は、会議録や長い文章にも使えます。
例えば、
文字起こしした文章は、
・同じ話が何度も出る
・話し言葉が多い
・文章として読みにくい
・結論が分かりにくい
ことがあります。
そのような文章も、
「意味を変えずに読みやすく整理する」
という使い方ができます。
ChatGPTで議事録を作る方法はこちら
数字や固有名詞は最後に確認する
文章が読みやすくなっても、
ChatGPTの結果をそのまま使うのではなく、最後に確認します。
特に、
・数字
・日付
・会社名
・人名
・金額
・制度名
・決定事項
などは要確認です。
今回のプロンプトでも、
「元の数字や事実は変えない」
と指定しました。
ただし、指示したから絶対に間違えないわけではありません。
仕事の文章では、
元の文章と見比べて確認する
ことが大切です。
会社の情報を入力するときは注意
仕事の文章には、
・個人情報
・顧客情報
・機密情報
・契約情報
・未公開情報
が含まれる場合があります。
ChatGPTなどの生成AIへ文章を入力する場合は、勤務先のルールを確認してください。
今回の記事では、すべて検証用に作った架空の文章を使っています。
ChatGPTで文章修正が向いている人
特に便利だと思うのは、
・文章が長くなりやすい
・丁寧に書こうとして堅くなる
・同じ表現を何度も使ってしまう
・文章を書くのに時間がかかる
・自分の文章が読みやすいか自信がない
・社内文書やメールをよく書く
という人です。
文章を全部AIに任せるのではなく、
自分で書く → AIで整える → 自分で確認する
という流れにすると、かなり使いやすいです。
まとめ｜「読みやすくして」だけでも使える。条件を加えるとさらに安定する
今回は、ChatGPTを使って文章を読みやすく修正する方法を試しました。
最初は、
この文章を読みやすくしてください。
だけで依頼しました。
それでも、元の文章よりかなり読みやすくなりました。
次に、
・一文を短くする
・重複表現を減らす
・堅すぎる表現を直す
・内容の順番を整理する
・数字や事実を変えない
と条件を指定しました。
すると、
どこをどう直すかが明確になり、仕上がりも安定しました。
最初から完璧なプロンプトを覚える必要はありません。
まず、
この文章を読みやすくして
から始める。
その結果を見て、
もう少し短くして
堅すぎるので柔らかくして
と追加で頼む。
それだけでも十分仕事で使えます。
ChatGPTは、
文章をゼロから作る道具
だけではなく、
自分の文章を読みやすく整える道具
としてもかなり使いやすいです。
ChatGPTは文章の修正だけでなく、箇条書きのメモから企画書のたたき台を作ることもできます。
実際に、簡単なメモから企画書を作り、最後はA4・1ページのWordファイルまで作成しました。
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