業務マニュアルや社内資料を改訂するとき、
「旧版と新版のどこが変わった？」
「数字の変更だけ一覧にしたい」
「細かい文章の違いまで確認したい」
ということがあります。
ページ数が少なければ目視でも確認できます。
ただ、資料が長くなるほど、
旧版を開く。
新版を開く。
同じ場所を探す。
違いを書き出す。
という作業は意外と大変です。
そこで今回は、内容を一部変更した2つのWordファイルをChatGPTにアップロードし、
「この2つのWordファイルの違いを比較してください。」
とだけ入力してみました。
結論からいうと、
申請期限、精算時期、担当部署、表現の変更など、あらかじめ仕込んでいた変更点をかなり細かく見つけることができました。
さらに条件を追加すると、
変更がある部分だけを、旧版・新版・変更内容の表に整理する
こともできました。
今回は、
・Wordファイル同士を比較できるか
・数字の変更を見つけられるか
・似た言葉の違いを拾えるか
・同じ変更が複数箇所にある場合も見つけられるか
・変更がない部分を除外できるか
を実際に試します。
※今回使用したWordファイルは、検証用に作成した架空の業務マニュアルです。
※本記事内の一部画像は、画面全体のスクリーンショットが取得しづらかったため、実際の出力内容をもとに、記事用に見やすく再構成して掲載しています。内容は元の検証結果に基づいています。
※今回の検証はChatGPT Plusを使用し、思考レベルを「高」に設定して行っています。利用プランや設定によって、回答内容や利用できる機能が異なる場合があります。
- 今回使ったのは業務マニュアルの旧版と新版
- 比較用に入れた主な変更
- 1回目｜一言だけでWordファイルを比較
- 一言だけでも主な変更点を見つけた
- 申請期限の変更を正しく認識
- 精算時期の変更も拾った
- 担当部署の変更も確認できた
- 「事前承認」と「事前申請」の違いも拾った
- 小さな文章表現の変更も見つけた
- 変更していない基本手順も確認できた
- 一言だけでもかなり使えた
- ただし1回目にはAIの解釈も少し入った
- 2回目｜変更部分だけを事実ベースで整理
- 2回目は変更箇所だけの表になった
- 文書上の変更箇所は7か所と整理された
- 2回目は変更理由を推測しなかった
- 1回目と2回目を比較
- 良かった点①｜Wordを何度も行き来しなくていい
- 良かった点②｜数字や固有の言葉も拾えた
- 良かった点③｜同じ変更が複数箇所にあることも分かった
- どんな仕事で使えそう？
- 注意点①｜AIの比較結果だけで確定しない
- 注意点②｜「変更理由」は文書に書いてあるとは限らない
- 注意点③｜機密文書のアップロードには注意
- 業務マニュアル自体を作る方法も試しています
- 見積書PDFの比較も試しています
- 長いPDFを要約する方法も検証しています
- 比較に使った業務マニュアルの作り方も試しています
- 結論｜Wordの旧版・新版から変更箇所を見つけられた
今回使ったのは業務マニュアルの旧版と新版
今回は、
「経費精算 業務マニュアル」
という架空のWordファイルを2つ用意しました。
1つは旧版。
もう1つは新版です。
見た目や基本的な手順はほぼ同じです。
ただし、新版にはいくつか変更を入れています。
比較用に入れた主な変更
今回、旧版から新版へ変更した内容には、
・申請期限
・精算のタイミング
・領収書を紛失した場合の連絡先
・5万円以上の支出の扱い
・申請前チェック
・不備がある場合の表現
などがあります。
例えば申請期限は、
旧版：
毎月25日まで
新版：
毎月20日まで
に変更しています。
かなり分かりやすい変更だけでなく、
「事前承認」
から
「事前申請」
といった、似た言葉の違いも入れました。
ChatGPTがこうした細かい変更まで拾えるのかを確認します。
1回目｜一言だけでWordファイルを比較
まずは細かい条件を指定しません。
2つのWordファイルをChatGPTへアップロードし、
入力したのはこの一文だけです。
この2つのWordファイルの違いを比較してください。
「表にしてください」
とも、
「変更箇所だけ出してください」
とも指定していません。
まずはChatGPTが自動でどこまで比較できるかを見ました。
一言だけでも主な変更点を見つけた
ChatGPTは旧版と新版を比較し、
変更内容を表にして整理しました。
主に見つけたのは、
・申請期限
・精算時期
・領収書紛失時の対応
・5万円以上の支出
・不備時の連絡表現
などです。
申請期限の変更を正しく認識
旧版は、
毎月25日まで
新版は、
毎月20日まで
です。
ChatGPTはこの違いを認識し、
申請期限が5日前倒しになったことを整理しました。
精算時期の変更も拾った
精算のタイミングも変更しています。
旧版：
翌月の給与と一緒に精算
新版：
翌月15日に精算
この違いも正しく比較されました。
担当部署の変更も確認できた
領収書を紛失した場合の対応も変更しています。
旧版：
総務に確認
新版：
経理に連絡
ChatGPTは、
担当部署が「総務」から「経理」に変わったことに加えて、
「確認」から「連絡」に表現が変わったことも拾いました。
「事前承認」と「事前申請」の違いも拾った
今回、特に確認したかったのがここです。
旧版：
5万円以上の支出は、事前承認が必要
新版：
5万円以上の支出は、事前申請が必要
です。
「承認」と「申請」は似ていますが、意味は同じではありません。
ChatGPTはこの変更も見つけました。
さらに、
この変更が、
・注意事項
・申請前チェック
の両方に反映されていることも確認しています。
小さな文章表現の変更も見つけた
最後の補足部分にも、小さな変更を入れています。
旧版：
担当者から連絡することがあります
新版：
担当者から連絡します
です。
大きな制度変更ではありません。
それでもChatGPTは、
「ことがあります」
がなくなっていることを認識しました。
変更していない基本手順も確認できた
今回の旧版と新版では、
領収書を確認する。
↓
システムにログインする。
↓
必要事項を入力する。
↓
領収書画像を添付する。
↓
入力内容を確認する。
↓
上司に申請する。
↓
差し戻し内容を確認する。
という7つの基本手順は変更していません。
ChatGPTも、
基本手順自体には変更がない
と判断しました。
変更部分だけを見るのではなく、
「ここは変わっていない」
ことも確認できたのは便利でした。
一言だけでもかなり使えた
最初に入力したのは、
この2つのWordファイルの違いを比較してください。
だけです。
それでも、
・数字の変更
・日付の変更
・担当部署の変更
・言葉の変更
・同じ変更が複数箇所にあること
・変更していない手順
まで確認できました。
旧版と新版を人が1行ずつ見比べる前に、
まずChatGPTに差分を洗い出してもらう
という使い方はかなり便利そうです。
ただし1回目にはAIの解釈も少し入った
1回目では、
「精算日を明確化」
「任意的表現から確定的表現へ変更」
といった説明も入りました。
内容としては理解しやすいです。
ただし、
これは旧版・新版にそのまま書いてある文章ではなく、
変更内容を見たChatGPTの解釈
です。
社内の正式な改訂内容として使う場合には、
「実際に変わった文字」
と、
「AIがその変更をどう解釈したか」
は分けた方がよさそうです。
2回目｜変更部分だけを事実ベースで整理
そこで2回目は、
より改訂確認に使いやすい形へ条件を指定しました。
入力したプロンプトはこちらです。
この2つのWordファイルを、改訂内容の確認用としてもう一度比較してください。
次の条件で整理してください。
・旧版と新版に実際に書かれている内容だけを使う
・推測で変更理由を補わない
・変更がない部分は原則として省略する
・変更箇所ごとに「項目」「旧版」「新版」「変更内容」を表にする
・数字、期限、担当部署、表現の違いを見落とさない
・同じ変更が複数箇所に反映されている場合は、そのことも分かるようにする
・どちらが良いかは判断しない
・変更理由は推測しない
・最後に、変更箇所の件数を示す
・30〜50代の会社員が確認しやすい簡潔な形にする
2回目は変更箇所だけの表になった
結果は、
変更がある部分だけ
を抽出した比較表になりました。
整理された主な項目は、
・表題
・申請期限
・精算のタイミング
・領収書を紛失した場合
・5万円以上の支出
・不備がある場合の連絡
です。
文書上の変更箇所は7か所と整理された
ChatGPTは、
整理上は6項目
としながら、
「5万円以上の支出」に関する変更が、
1．注意事項
2．申請前チェック
の2か所に反映されているため、
文書上の変更箇所は合計7か所
と整理しました。
単純に変更項目を数えるだけではなく、
同じ変更が別の場所にも反映されている
ことまで認識しています。
2回目は変更理由を推測しなかった
1回目との大きな違いは、
変更理由をAIが勝手に補っていない
ことです。
例えば、
「25日から20日に変わった理由」
は文書には書いてありません。
そのため2回目では、
単純に、
旧版：
毎月25日まで
新版：
毎月20日まで
変更内容：
申請期限が変更
という形に整理されました。
これは正式な改訂確認には使いやすい形だと感じました。
1回目と2回目を比較
今回の結果を整理すると、こんな違いがありました。
1回目
入力：
この2つのWordファイルの違いを比較してください。
結果：
・主要な変更を自動で発見
・数字や部署の変更も認識
・小さな表現変更も認識
・変更の意味についてAIの解釈も入る
2回目
入力：
変更部分だけ、事実ベースで整理するよう条件指定
結果：
・変更のある部分だけを抽出
・旧版、新版、変更内容で表に整理
・変更理由を推測しない
・同じ変更が複数箇所にあることも認識
・変更箇所の件数まで整理
用途によって、
簡単に違いを知りたいなら1回目
正式な改訂確認に近づけたいなら2回目
という使い分けがよさそうです。
良かった点①｜Wordを何度も行き来しなくていい
人が比較する場合、
旧版を見る。
新版を見る。
また旧版へ戻る。
という作業が必要になります。
特に資料が長い場合、
同じ場所を探すだけでも時間がかかります。
ChatGPTに2つのWordを渡せば、
違いを一覧で確認できる
ので、比較の入口として使いやすいです。
良かった点②｜数字や固有の言葉も拾えた
今回、
25日 → 20日
総務 → 経理
事前承認 → 事前申請
など、
短い変更を複数入れています。
ChatGPTはこうした違いも拾いました。
単純に文章全体の意味を見るだけでなく、
細かい単語レベルの変更も比較できた
のは便利でした。
良かった点③｜同じ変更が複数箇所にあることも分かった
業務マニュアルを改訂すると、
同じルールが複数の場所に書かれていることがあります。
例えば今回の、
「事前承認」
から
「事前申請」
への変更です。
本文だけ変更して、
チェックリストを直し忘れる。
ということも考えられます。
ChatGPTが、
同じ変更が複数箇所に反映されているか
まで確認できれば、改訂漏れのチェックにも使えそうです。
どんな仕事で使えそう？
今回の方法は、
・業務マニュアルの改訂
・社内規程の更新
・手順書の更新
・提案書の修正版確認
・契約書ドラフトの比較
・報告書の修正版確認
など、
旧版と新版がある文書
の比較に使えそうです。
特に、
「誰かが修正したWordのどこが変わったか確認したい」
という場面では便利そうです。
注意点①｜AIの比較結果だけで確定しない
今回の検証では、
用意した変更点をかなり正確に見つけることができました。
ただし、
どんなWordファイルでもすべての変更を必ず発見できるとは限りません。
特に、
・長い文書
・複雑な表
・脚注
・ヘッダー、フッター
・図形
・画像内の文字
・コメント
・変更履歴
などがある場合は、今回と同じように比較できるとは限りません。
重要な文書では、
最終確認は人が行う
方が安心です。
注意点②｜「変更理由」は文書に書いてあるとは限らない
例えば、
申請期限が25日から20日に変わった。
という事実は比較できます。
しかし、
なぜ5日前倒しになったのか。
まではWordファイルに書いていなければ分かりません。
AIが自然な理由を説明しても、
それが本当の改訂理由とは限りません。
そのため、
変更内容と変更理由は分けて扱う
ことが重要です。
注意点③｜機密文書のアップロードには注意
実際のWordファイルには、
・社内規程
・取引条件
・契約内容
・社員情報
・顧客情報
・未公開情報
などが含まれる場合があります。
会社の文書をChatGPTにアップロードする場合は、
勤務先のAI利用ルールや、使用しているサービスの契約・設定を確認したうえで利用しましょう。
今回の記事では、検証用に作成した架空の文書を使用しています。
業務マニュアル自体を作る方法も試しています
今回比較したような業務マニュアルを、
簡単な箇条書きメモから作る方法も実際に試しています。
新人向けの手順書に整理し、
最後はWordファイルまで作成しました。
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見積書PDFの比較も試しています
Wordファイルだけでなく、
2社の見積書PDFをChatGPTに渡し、
金額、納期、研修時間、支払条件、サポートなどを比較する検証も行っています。
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ChatGPTに長いPDFをアップロードし、
重要ポイント、数字、確認した方がよいページまで整理する方法も試しています。
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比較に使った業務マニュアルの作り方も試しています
今回のような業務マニュアル自体を、ChatGPTで作れるかも実際に検証しています。
簡単な箇条書きメモから、
・申請期限
・番号付きの手順
・注意事項
・申請前チェック
を整理し、最後はWordファイルとして出力しました。
業務マニュアルを作るところから試したい方はこちらも参考にしてください。
【関連記事】
結論｜Wordの旧版・新版から変更箇所を見つけられた
今回は、
2つのWordファイルをChatGPTにアップロードし、
旧版と新版の変更点を比較できるか
を実際に試しました。
最初に入力したのは、
この2つのWordファイルの違いを比較してください。
という一文だけです。
その結果、
・申請期限
・精算時期
・領収書紛失時の担当部署
・5万円以上の支出
・不備時の連絡表現
などの変更を見つけました。
さらに、
変更していない7つの基本手順についても、
「変更なし」
と確認できました。
2回目では、
「変更がある部分だけ」
「実際に書かれている内容だけ」
「変更理由を推測しない」
などの条件を追加しました。
すると、
旧版・新版・変更内容を並べた改訂確認用の表
になりました。
さらに、
「事前承認→事前申請」
という変更が2か所に反映されていることも認識し、
文書上の変更箇所を、
合計7か所
と整理しました。
今回試して感じたのは、
ChatGPTはWordファイルの差分確認の最初のチェック役として使いやすい
ということです。
まずChatGPTに変更箇所を洗い出してもらう。
人は、その比較結果を見ながら元ファイルを確認する。
この使い方なら、
旧版と新版を何度も行き来する手間を減らせそうです。
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