仕事を引き継ぐとき、
「自分では分かっているけど、手順書にするのが面倒」
「新人向けに分かりやすく整理したい」
「箇条書きのメモはあるけど、マニュアルにする時間がない」
ということがあります。
そこで今回は、簡単な業務メモをChatGPTに渡して、
「このメモを業務マニュアルにしてください。」
とだけ入力してみました。
結論からいうと、
箇条書きメモから、業務マニュアルのたたき台を作ることができました。
さらに、
・元のメモにない内容は追加しない
・新人向けにする
・手順に番号を付ける
・申請前チェックを付ける
などの条件を指定すると、より元メモに忠実な手順書になりました。
最後は、
A4縦1ページのWordファイル
として出力するところまでできました。
今回は、
・一言だけでどこまでマニュアル化できるか
・元メモにない内容が追加されるか
・条件を細かくすると何が変わるか
・Wordファイルまで作れるか
を実際に試します。
※今回使用した業務内容は、検証用に作成した架空の設定です。
※本記事内の一部画像は、画面全体のスクリーンショットが取得しづらかったため、実際の出力内容をもとに、記事用に見やすく再構成して掲載しています。内容は元の検証結果に基づいています。
※今回の検証はChatGPT Plusを使用し、思考レベルを「高」に設定して行っています。利用プランや設定によって、回答内容や利用できる機能が異なる場合があります。
- 今回使ったのは簡単な経費精算メモ
- 1回目｜「業務マニュアルにしてください」だけで試した
- 一言だけでもかなりマニュアルらしくなった
- 申請前チェックリストまで自動で作られた
- ただし、元メモにない補足も入った
- 仕事のマニュアルでは「自然な補足」が困る場合もある
- 2回目｜「元メモだけを使う」と条件を指定
- 2回目は元メモにより忠実な手順書になった
- 「目的」の章がなくなった
- 手順は8つに整理された
- 重要な数字も分かりやすく整理された
- 申請前チェックも元メモの範囲に整理された
- 1回目と2回目の違い
- 最後はWordファイルにしてみた
- 実際の.docxファイルまで作成できた
- 完成したWordはA4縦1ページ
- Wordまで作れると手順書作成の流れがかなり短くなる
- 良かった点①｜文章を書くところから始めなくていい
- 良かった点②｜手順の順番を整理できる
- 良かった点③｜チェックリストを作れる
- 注意点①｜一言だけだと自然な補足が入ることがある
- 注意点②｜完成した内容は人が確認する
- 注意点③｜実際の社内情報を入力する場合
- 企画書をWordにする方法も試しています
- PowerPoint資料の作成も試しています
- ChatGPTを仕事でどう使えばいいか分からない方はこちら
- 作成したWordを旧版・新版で比較する方法も試しています
- 結論｜箇条書きメモから新人向けWord手順書まで作れた
今回使ったのは簡単な経費精算メモ
今回は、経費精算を新人へ引き継ぐ想定で、次のメモを用意しました。
経費精算の手順
・毎月25日までに申請する
・領収書を確認する
・経費精算システムにログイン
・利用日、支払先、金額、用途を入力
・領収書画像を添付
・入力内容を確認
・上司に申請
・不備があれば差し戻される
・承認後、翌月の給与と一緒に精算注意
・領収書を紛失した場合は総務に確認
・5万円以上の支出は事前承認が必要
・入力した金額と領収書の金額が一致しているか確認する
かなり簡単なメモです。
文章として整えているわけではなく、
担当者が自分用に残している引き継ぎメモ
くらいの内容にしています。
1回目｜「業務マニュアルにしてください」だけで試した
まずは細かい条件を付けませんでした。
入力したのは、
このメモを業務マニュアルにしてください。
これだけです。
するとChatGPTは、
・目的
・申請期限
・経費精算の手順
・注意事項
・申請前チェック
に分けて整理しました。
※本記事内の一部画像は、画面全体のスクリーンショットが取得しづらかったため、実際の出力内容をもとに、記事用に見やすく再構成して掲載しています。内容は元の検証結果に基づいています。
一言だけでもかなりマニュアルらしくなった
元のメモには、見出しや章立てはほとんどありません。
しかしChatGPTは、
「申請期限」
「経費精算の手順」
「注意事項」
などに分けて整理しました。
手順も、
1．領収書を確認する
2．経費精算システムにログインする
3．必要事項を入力する
4．領収書画像を添付する
5．入力内容を確認する
6．上司に申請する
7．不備がある場合
8．精算
という順番になりました。
単なる箇条書きから、
新人が上から順番に読める手順書の形
になっています。
申請前チェックリストまで自動で作られた
1回目では、
申請前チェック
も追加されました。
例えば、
・25日までに申請しているか
・領収書を確認したか
・利用日を正しく入力したか
・金額を正しく入力したか
・領収書画像を添付したか
・5万円以上の支出について事前承認を受けたか
といった内容です。
元メモの内容を使いながら、
実際の作業前に確認しやすい形へ整理されています。
ただし、元メモにない補足も入った
一方で、一言だけで作成すると、
ChatGPTが読みやすくするために自然な補足も加えました。
例えば、
「本マニュアルは、経費精算の申請手順と注意事項を整理したものです」
といった「目的」の説明です。
元のメモには、
この文章はありません。
また、
差し戻された場合についても、
元メモは、
「不備があれば差し戻される」
だけでした。
1回目では、
差し戻された内容を確認し、
必要な修正を行ったうえで再度申請する、
という流れまで補われました。
内容としては自然です。
ただし、
元のメモに書かれている内容だけでマニュアルを作りたい場合には、少し注意が必要
だと感じました。
仕事のマニュアルでは「自然な補足」が困る場合もある
普通の文章なら、
AIが自然に補ってくれることは便利です。
しかし業務マニュアルの場合、
会社ごとにルールが決まっていることがあります。
例えば、
「差し戻された場合は必ず再申請する」
というルールが実際にはないかもしれません。
AIが自然だと思って追加した内容が、
その会社の正式な手順とは限りません。
そこで2回目は、
元のメモにない情報を追加しないよう、条件を細かく指定しました。
2回目｜「元メモだけを使う」と条件を指定
2回目は、次のプロンプトを使いました。
先ほどの業務マニュアルを、新人向けの手順書として作り直してください。
次の条件で作成してください。
・元のメモに書かれている内容だけを使う
・元のメモにないルールや手順は追加しない
・推測で内容を補わない
・手順には番号を付ける
・一文を短くする
・30〜50代の会社員が読みやすい文章にする
・「申請期限」「手順」「注意事項」「申請前チェック」に分ける
・申請前チェックは、元のメモから確認できる内容だけを使う
・重要な数字や期限は分かりやすくする
・不明な内容は勝手に補わない
・新人が見ながら作業できるシンプルなマニュアルにする
2回目は元メモにより忠実な手順書になった
結果は、
「経費精算 手順書」
として整理されました。
※本記事内の一部画像は、画面全体のスクリーンショットが取得しづらかったため、実際の出力内容をもとに、記事用に見やすく再構成して掲載しています。内容は元の検証結果に基づいています。
構成は、
・申請期限
・手順
・注意事項
・申請前チェック
の4つです。
「目的」の章がなくなった
1回目では、
「目的」
という章がChatGPTによって追加されました。
2回目では、
「元のメモに書かれている内容だけを使う」
と指定したため、
目的の章はなくなりました。
これは今回、確認したかったポイントの1つです。
手順は8つに整理された
2回目の手順は次のとおりです。
1．領収書を確認する
2．経費精算システムにログインする
3．必要事項を入力する
4．領収書画像を添付する
5．入力内容を確認する
6．上司に申請する
7．差し戻された場合は確認する
8．承認後に精算される
元のメモに書かれている流れを、
番号付きで確認できる形になりました。
重要な数字も分かりやすく整理された
今回のメモには、
毎月25日まで
という申請期限があります。
また、
5万円以上の支出は事前承認が必要
という条件もあります。
2回目では、こうした数字を分かりやすく表示する形になりました。
業務マニュアルでは、
期限や金額などを見落とすと困るので、
こうした情報を目立たせる指定は使いやすいと感じました。
申請前チェックも元メモの範囲に整理された
2回目でも、
申請前チェックが作成されました。
内容は、
・毎月25日までの申請になっているか
・領収書を確認したか
・利用日を入力したか
・支払先を入力したか
・金額を入力したか
・用途を入力したか
・領収書画像を添付したか
・入力した金額と領収書の金額が一致しているか
・5万円以上の支出の場合、事前承認を受けているか
です。
新人が申請前に確認する用途として、
かなり使いやすい形になりました。
1回目と2回目の違い
今回の結果を整理すると、次のようになりました。
1回目
入力：
このメモを業務マニュアルにしてください。
結果：
・一言だけでもマニュアルらしく整理できた
・章立ても自動で作られた
・申請前チェックも追加された
・元メモにない自然な補足も入った
2回目
入力：
元メモだけを使うことや、推測禁止などを細かく指定
結果：
・元メモにより忠実になった
・手順を番号付きで整理
・不要な補足が減った
・新人向けのチェックリストも作れた
今回も、
最初に簡単な指示で作り、結果を見てから条件を追加する
という方法が使いやすいと感じました。
最後はWordファイルにしてみた
手順書の内容が完成したので、
最後にWordファイルとして出力してみました。
入力したのはこちらです。
この業務マニュアルをWordファイルにしてください。
・内容は変更しない
・A4縦2ページ以内を目安にする
・タイトル、見出し、番号付き手順、チェック項目を使う
・新人が見ながら作業しやすいシンプルなレイアウトにする
・元の内容にない情報は追加しない
・完成したWordファイルをダウンロードできる形で出力する
実際の.docxファイルまで作成できた
ChatGPTは、
経費精算_手順書_新人向け.docx
というWordファイルを作成しました。
文章を表示しただけではなく、
実際にダウンロードできる
.docx形式のWordファイル
です。
完成したWordはA4縦1ページ
実際に完成したWordを確認すると、
A4縦1ページ
に収まっていました。
内容は、
・タイトル
・申請期限
・番号付きの8つの手順
・注意事項
・申請前チェック
で構成されています。
そのまま新人へ渡すための、
業務手順書のたたき台
として使える形になりました。
Wordまで作れると手順書作成の流れがかなり短くなる
今回のスタートは、
簡単な箇条書きメモです。
そこから、
箇条書きメモ
↓
業務マニュアル
↓
新人向け手順書
↓
Wordファイル
まで進めることができました。
これまでなら、
Wordを開く。
タイトルを作る。
見出しを作る。
文章を書く。
手順番号を振る。
チェックリストを作る。
レイアウトを整える。
という作業が必要です。
ChatGPTを使えば、
まず完成形に近いたたき台を作ってから、人が確認する
という進め方ができます。
良かった点①｜文章を書くところから始めなくていい
業務マニュアル作成で意外と時間がかかるのが、
「どう文章にすればいいか」
を考えることです。
今回のように、
最初は箇条書きでも問題ありませんでした。
自分が知っている手順を、
まずメモにする。
そのメモをChatGPTに渡す。
この使い方なら、
最初からきれいな文章を書く必要がありません。
良かった点②｜手順の順番を整理できる
今回のメモには、
経費精算に必要な内容は書いてあります。
しかし、そのまま新人へ渡すには少し読みにくい状態です。
ChatGPTは、
手順1
↓
手順2
↓
手順3
という形に整理しました。
作業の順番が見えるだけでも、
マニュアルとしてかなり読みやすくなります。
良かった点③｜チェックリストを作れる
今回便利だったのが、
申請前チェック
です。
業務マニュアルは、
読むだけではなく、
実際に作業するときに使える方が便利です。
手順書の最後に、
「ここまで確認したか」
というチェック項目があると、
作業漏れを防ぎやすくなります。
注意点①｜一言だけだと自然な補足が入ることがある
今回の1回目では、
元メモに書いていない内容も一部補足されました。
内容として不自然ではありません。
ただし、
業務マニュアルでは、
自然だから正しいとは限りません。
会社独自のルールや手順がある場合は、
「元の情報にない内容は追加しない」
「推測しない」
と指定した方が安心です。
注意点②｜完成した内容は人が確認する
ChatGPTできれいな手順書ができても、
その内容が実際の社内ルールと一致しているかは確認が必要です。
特に、
・申請期限
・金額
・承認者
・支払時期
・担当部署
・申請方法
などは重要です。
見た目がきれいだからといって、
そのまま正式なマニュアルとして配布するのではなく、
元のルールと照合した方が安心です。
注意点③｜実際の社内情報を入力する場合
実際の業務マニュアルには、
・社内システム名
・担当者名
・社内ルール
・取引先情報
・個人情報
・社外秘情報
が含まれる場合があります。
会社の情報をChatGPTへ入力する場合は、
勤務先のAI利用ルールや、使用しているサービスの契約・設定を確認したうえで利用しましょう。
今回の記事では、検証用の架空の内容を使用しています。
企画書をWordにする方法も試しています
ChatGPTでは、
箇条書きメモから企画書を作り、
最後はWordファイルとして出力する方法も実際に試しています。
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PowerPoint資料の作成も試しています
Word企画書をChatGPTに渡し、
PowerPointファイルを作る検証も行いました。
一言だけで7枚の資料を作り、
条件を指定して5枚に整理しています。
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ChatGPTを仕事でどう使えばいいか分からない方はこちら
ChatGPTでは、
・メール
・議事録
・PDF
・Excel
・企画書
・PowerPoint
・画像の読み取り
など、仕事で使える方法を実際に試しています。
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作成したWordを旧版・新版で比較する方法も試しています
業務マニュアルは、一度作って終わりではなく、内容を更新することもあります。
そこで別の記事では、旧版と新版のWordファイルをChatGPTに渡し、
・申請期限
・数字
・担当部署
・文章表現
などの変更点をどこまで見つけられるか実際に試しました。
変更がある部分だけを比較表に整理する方法も検証しています。
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結論｜箇条書きメモから新人向けWord手順書まで作れた
今回は、
簡単な経費精算のメモから、
業務マニュアルを作れるか
を実際に試しました。
最初に入力したのは、
このメモを業務マニュアルにしてください。
という一文だけです。
それでも、
・申請期限
・手順
・注意事項
・申請前チェック
などが整理され、
業務マニュアルらしい形になりました。
一方で、
一言だけの場合は、
元メモにない自然な補足も一部入りました。
そこで、
「元のメモに書かれている内容だけを使う」
「推測で補わない」
という条件を追加しました。
すると、
元メモにより忠実な新人向け手順書
に整理されました。
最後は、
A4縦1ページのWordファイル
として出力するところまでできました。
今回試して感じたのは、
ChatGPTは、
業務マニュアルをゼロから全部任せるための道具
というより、
担当者の頭の中にある手順を、他の人が読める形へ整理する道具
として使いやすいということです。
まず、自分が知っている手順を箇条書きにする。
ChatGPTにマニュアル化してもらう。
人が内容を確認する。
最後にWordへ出力する。
この流れなら、
業務マニュアル作成の負担をかなり減らせそうです。
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